Wie genau sammelst und organisierst du eigentlich deine Kundendaten?

Gehörst du zum Team „mein Smartphone weiß alles“ oder führst du sogar noch eine handschriftliche Kundenakte? Und was genau machst du mit den Daten eigentlich, außer vielleicht einmal nach einer Rechnungsadresse zu schauen? Ich habe durch meine Arbeit mit verschiedensten Unternehmern aus der Pferdebranche gelernt, dass nur die Wenigsten Kundendaten effektiv sammeln, organisieren und wirklich effektiv nutzen.

Dabei bieten diese Daten so viel Potential für mehr Umsatz, für besseren Service und für eine bessere Kundenbetreuung. Um dieses Potential nicht weiter zu vergeuden, möchte ich dir zeigen, welche Möglichkeiten die Nutzung eines digitalen Costumer-Relationship-Management-Tools bietet und wie du den Einstieg in meinen Favoriten HubSpot ganz einfach schafft. Doch zuerst noch einmal zurück zum großen „Warum“ und meinen Gedanken dazu.

Die Daten deiner Kunden sind ein mächtiges Werkzeug …

Es gibt sie nicht ohne Grund: die sogenannten Datenskandale, von denen jeder schon einmal gehört hat. Daten sind Macht und Daten bedeuten meist auch viel Geld. Die Skandale rund um sehr bekannte Unternehmen geben dieser Aussage sicher einen eher negativen Anstrich, aber du als Unternehmer solltest darin eine Chance sehen. Natürlich nicht darin, deine gesammelten Kundendaten auf dem Schwarzmarkt zu Höchstpreisen zu verkaufen, sondern darin, sie zur Optimierung deiner Arbeit zu nutzen.

Vielleicht ist das auch schon mal passiert: Du hast mit einem Kunden die Vereinbarung getroffen, „in einem halben Jahr“ einen Folgetermin zu vereinbaren, aber dann fällt dir dieser Kunde erst wesentlich nach Ablauf dieser Zeit wieder ein. Oder dir ist auch schon einmal ein Dokument, dass dir zur Info zugeschickt wurde, einfach unauffindbar abhandengekommen. Natürlich ist es unangenehm, sich nach einem Jahr erst wieder bei einem Kunden zu melden, der sich mittlerweile vielleicht anderweitig Hilfe gesucht hat oder zum dritten Mal beim Kunden nach dem letzten Blutbild des Pferdes fragen zu müssen. Genau Das ist mit gut geführten und digitalen Kundenakten einfach und ohne viel Aufwand vermeidbar.

CRM-Tools wie HubSpot ermöglichen es dir, umfangreiche und von quasi überall auf der Welt zugängliche Kundenakten anzulegen, in denen du nicht nur Kontaktdaten hinterlegst wie vielleicht im Handy oder in deiner Software, mit der du Rechnungen erstellst. Daten zu den Pferden, der Anlage, dem Unternehmen, die komplette Korrespondenz, Dokumente und Co. werden in einem CRM gesammelt und direkt mit wenigen Klicks organisiert. Das schafft dir nicht nur die Grundlage für ein professionelles und einfacheres Arbeiten. Dort kannst du dir auch Erinnerungen und Aufgaben setzen, um beispielsweise die Nachbehandlung eines Pferdes nicht mehr zu vergessen, sondern aktiv und termingerecht an Folgetermine zu denken und diese fest zu machen. Damit kannst du deinen Kunden einen zuverlässigen Rundum-Service anbieten und bist jederzeit aussagekräftig.

Außerdem bietet dir eine gut geführte Kundenakte die Möglichkeit, dir aus deinem Kundenstamm bestimmte Kundengruppen nach bestimmten Kriterien herauszufiltern, um neue Angebote oder bestimmte Aktionen gezielt zu bewerben. So kannst du deine Bestandskunden beispielsweise einfach über ein neues Seminar oder einen Lehrgang zielgerichtet informieren, ohne einzig und allein auf die Werbung auf Social-Media-Kanälen angewiesen zu sein. Und vielleicht ist dir der Gedanke, dein Wissen statt vor Ort auch über ein Onlineseminar zu vermitteln, gerade noch fern. Aber besondere Umstände (wie zum Beispiel eine Pandemie) können besondere Maßnahmen und die Anpassung deiner Angebote erfordern. Deine Kontakte griffbereit und sicher gespeichert zu haben, machen es dir viel leichter, deinen Vertrieb flexibel anzupassen!

Eine weitere Chance, die dir gut organisierte Kundendaten bieten

Dir Hilfe und Unterstützung zu suchen. Auch wenn du jetzt vielleicht noch ein Einzelkämpfer bist, kann es ja durchaus dazu kommen, dass du irgendwann einmal auf externe Hilfe angewiesen bist oder Mitarbeiter einstellst. Um Aufgaben abzugeben ist es unweigerlich nötig, die Daten gut organisiert und flexibel greifbar zu haben – das leistet eine Kontaktliste im Handy genauso wenig, wie eine handschriftlich angelegte Liste. Wenn du von Wachstum deines Unternehmens träumst und mag es dir im Moment auch unerreichbar erscheinen: bereite den Schritt in die Vergrößerung deines Unternehmens schon jetzt vor, denn unter Druck alles aufarbeiten zu müssen, schluckt ungemein viel Zeit, die du sicher gern anderweitig nutzen würdest.

Kundendaten sind sensibel

Selbst wenn du dein eigenes Unternehmen als klein und unbedeutend im Vergleich zu Facebook und Co. einstufst, gilt die Datenschutz-Grundverordnung in vollem Umfang auch für dein Onlineangebot. Seit 2016 gelten EU-weite Anforderung an die Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die du dringend beachten und einhalten solltest. Schon die Speicherung von E-Mail-Adressen und Namen, um einen Newsletter zu versenden, fällt unter die Anforderungen der DSGVO. Uns allen sind die Cookie-Vereinbarungen bekannt, ebenso die Datenschutzrichtlinien, die wir auf fast allen Webseiten finden. CRM-Tools wie HubSpot helfen dir dabei, die teilweise unübersichtlichen DSGVO-konformen Anforderungen einzuhalten und die Daten deiner Kunden sicher und gesetzeskonform zu speichern und zu verarbeiten. Ich kann dir nur raten, dieses Angebot zu nutzen.

Angst vor dem ersten Schritt? Ich nehm‘ dich für den Einstieg in das CRM an die Hand.

Um dir den Einstieg in ein CRM zu erleichtern, möchte ich dir in meinem nächsten Blogbeitrag meinen eigenen Workflow vorstellen, mit dem ich ein Konto bei HubSpot erstelle und die wichtigsten Einstellungen vornehme. Falls du daran interessiert bist, deine Kundendaten in Zukunft digital abzulegen und effektiv mit ihnen zu arbeiten, ist heute genau der richtige Tag, um anzufangen, diese schon einmal zusammenzusuchen. Vielleicht stolperst du dabei ja sogar schon über die ein oder andere Sache, die dir in deinen Zetteln oder den Handynotizen untergegangen ist? Ich freue mich darauf, dich ein Stück weit bei den ersten Schritten in HubSpot zu begleiten!